7個時間規劃與管理的技巧分享,提升你的工作效率

如何規劃時間

每個人一天只有24小時,應該沒有人會多出任何一分一秒和別人不一樣吧,不管是學生或是上班族的你,要如何善用這24小時,是非常重要的一件事情,要如何讓你的24小時和別人不一樣呢?

規劃自己的時間

相信懂得規劃自己時間的人,絕對可以讓自己的時間效率是其他人的倍數。

就如學生來說,很多人常會有個疑問,為何某某同學常常看到都在玩,沒看到他在讀書阿,可是考試成績永遠排在前幾名。

或者是上班族,大家都是一樣的上班時間,但是某位同事總是可以在短暫時間內,完成他的工作準時下班。

當你心中有這個疑問時,你有想過他們是如何規劃、管理他們的時間嗎?

只有自己可以管理自己的時間,沒有任何人可以幫忙的,就如今天你說什麼時候要把什麼事情做完,那你必須要非常的自律,隨時掌握好你讀書或者工作的進度,只有這麼做你才能讓自己的時間效率提升。

如何提升時間的效率

我推薦「番茄鐘工作法」(pomodorotechnique),是一種時間管理法,可以為你提升專注力。在1980年代後期,由弗朗西斯科.西里洛(FrancescoCirillo)所開發的時間整理方法。

該方法利用一個定時器,分割出一個 25 分鐘的工作時間,只專注在目前正在進行的事項上,之後再用五分鐘時間專心休息,並再次以二十五分鐘為單位,專注於一件事情,反覆執行。

因為二十五分鐘內只做一件事,不受任何事物影響,自然可以培養出專注力並提升工作效率,還能改善拖延的壞習慣。

番茄鐘工作法這本書,我個人覺得不錯,如果你有機會可以閱讀看看

番茄工作法

時間管理的觀念和心法

事先做好規劃

每天的時間要怎麼去規劃呢?這是一件非常重要事情,不管你是什麼職業什麼年紀,其實都是需要做好規劃,事先規劃好你的工作進度,你才能隨時掌握,現在做到哪裡,什麼還沒有做。

就好像你假日要安排出去旅遊,也是需要事先規劃好,要去哪邊玩、要在哪邊住宿、要如何去…等等,旅遊前的計畫,才不會時間到了,臨時才想去哪邊玩?還要煩惱住宿的問題、有甚麼好吃的。

無論做任何事情,如果你有所準備就不會手忙腳亂,事前有所規劃成功機率高,如果事前不規劃好,遇到事情才在想辦法,那可能會付出很大的代價,導致失敗,因為機會是留給準備好的人。

每天都有需要做的事、有想做的事,利用每天睡前10分鐘,想好明天要做哪些事情,把它紀錄下來,等到明天可以一件一件的完成你事先規劃好的工作,才能掌控整天、整月、整年要做的內容,以防自己年復一年虛無飄渺過日子,讓自己的目標不再只是目標!

重要的事先做

時間管理最重要的,是安排「事情的優先順序」,所有事情都可以根據「緊急程度」、「重要性」分成4類:

1. 重要且緊急

2. 重要但不緊急

3. 不重要但緊急

4. 不重要但不緊急

靜下心想一下,這4類事情,你會選擇哪一類的事情先做呢?

重要緊急圖表

我想大部分的人,都會選「重要且緊急」的事。

當初的我也是選擇重要且緊急的事,後來才發現這些重要緊急的事,如老闆交代的工作、客戶的要求、朋友的請求……等,這些需要馬上處理的事,好像都是為了別人做的,很少是為了自己的事。

對,在我們人生中有90%「緊急的事」,都是「別人的事」,這是我後來才體會到的。

想看看我們是否是同一類型的人呢?都是為了別人的事在瞎忙,很少為了自己重要的事在努力。

真正想要改變自己,讓自己成長得更快的方法,就是必須去做「自己的事」,也就是對於自己「重要但不緊急」的事。

重要緊急圖表

對我們來說重要不緊急的事是指那些事呢,就是「投資自己」,投資自己才能在未來的路上發展更順利,這是重要的也是需要長時間的努力,所以我們必需投入更多的時間與精力。

例如:鍛鍊、保養身體看起來都不緊急,但如果落的整身都毛病時,又痛苦又花錢又耗費精力。

投資、理財、打造自己的被動收入看起來不緊急,但你不趁年輕開始,最後只有勞力辛苦工作一輩子平淡無奇。

正確的「投資自己」,絕對比投資股票的價值高100倍,原因就是因為你懂得規劃自己的時間。

當你有明確的目標,正確判斷處理事情的輕重緩急,培養出先做重要事情的好習慣時,就能妥善的管理自己的時間。

一件一件慢慢來

以學生來說,在溫習功課同時,還可以一邊玩手遊、看電視嗎?這樣學習效率應該非常低吧!

相信很少人可以做到一心多用吧!當你規劃出每一天要完成那些事情後,必需要一件一件事情慢慢完成,不要三心二意的每件事都做一點,這樣可能導致沒有一件事可以做的好。

這是一個考驗你專注力的事情,因為做任何事上如果分心,是非常的容易浪費時間的。

畢竟我們不是一個可以一心多用的人,所以在做任何事上應該循規蹈矩的一件一件的慢慢完成。

就如我自己平時在寫文章時,會把電視打開來看,導致自己分心,沒辦法完全認真去書寫文章,就連頭腦內也空空的沒有任何想法,甚至頭腦還會出現電視劇情,這是一個非常不良的習慣,後來慢慢的調整自己改掉這錯誤的習慣,因而讓自己可以更專注在寫文章,提升我工作上的效率。

想看看是否常有那些不良習慣,常影響自己做事的專注力,試著改掉這壞習慣,相信對你做事效率是非常有幫助的。

有捨才有得

一天24小時能做的事情有限,我剛開始學習規劃時間,因還不夠了解自己有多少能耐,一下子給自己安排很多工作進度,不管重不重要、緊不緊急通通安排,覺得自己一天可以完成很多事,但最後卻完成了幾樣,才發現高估了自己,這樣無厘頭的亂安排,導致什麼也做不完整。

所以我覺得有捨才有得也是蠻重要的,需要了解自己的能耐在哪、知道該花多少時間完成、分辦事情的輕重緩急,否則事情沒有做完,只是一直拖延工作進度。

雜事流程化

有許多常規性的雜事需要處理就如第二點提到的,不重要且不緊急的事,如收email、回Line訊息、整理房間…等,可建立一套SOP的流程,固定的時間去做,這種才不會影響到你的工作進度。

善用零碎時間

一天當中除了工作之外,每個人的生活作息也不一樣,當然會有很多不同的零碎時間,如上下班上下課通行等車時間、中午休息時間…等空閒時間,都可以利用來處理一些雜事,就如上一點提到的,善於利用固定時間處理一些無關緊要的事情,那你才能有更多充裕的時間去處理重要的事。

除了處理雜事之外,也可以利用這些時間,加強自己的知識,如學生可以利用坐車的時間背英文單字、溫習功課…等,只要懂的利用自己的時間,你才能不斷進步與成長。

給自己喘息的空間

不管是讀書或者工作,相信大家都會有疲倦、煩悶的時候,那麼一定要給自己安排個休閒放鬆的時間。

我覺得兩者均衡是可以讓你不管是讀書或者工作效率都可以達到最好的狀態。

所以如果你覺得到你這段時間工作、念書非常認真,你可以犒賞自己一下,安排個時間休息一下,約個同學逛逛街、看電影…等,或是上班族的你,可能工作很長時間就安排一個小旅行讓自己放鬆一下,我覺得適時的休息才可以走更長遠的路。

我是如何規劃自己的時間

剛開始學習規劃時間時,真的是非常遭,什麼事都安排,導致什麼也做不好,經過一段時間的學習,慢慢整理出自己時間該如何運用與規劃。

我通常會在晚上睡覺前,利用筆記本安排5個明天必需完成的工作任務,在每個任務上會註明「重要、緊急」,方便提醒自己,該從那些事先處理。

我是個朝九晚五的上班族,所以上班時間會以公司的事為重點,但我會趕快處理完工作上的事,因而讓我獲得更多的空閒時間。

我時常利用這些時間,上網學習自己的投資理財知識、經營部落格寫文章,這對我很重要但不緊急,所以一有空閒時間都會尋找相關知識學習加強自己。

通常會利用早、中、晚各30分鐘時間,來收email、回Line簡訊、看看Facebook…等,這些對我來說不重要而且不緊急的事。

到了晚上睡覺去檢視一下,有那些事沒做好,記錄下來並安排明天繼續執行。

一天時間流程雖然很簡單,但在有計畫與規劃下,提升了很多效率,並且為我帶來更多屬於自己的時間。

結論

學會時間管理,是人生中一門重要的課程,比學投資理財還重要。投資理財最後的目的就是財務自由,讓自己能掌控人生的時間,如果你不會投資理財,最多也只是浪費金錢而已,但如果你不會時間管理、規劃時間,會導致你浪費了整個人生。

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